上海体育学院公文处理实施细则

上体院院字〔2003〕93号 

第一章 总则

第一条 为促进我院公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高工作效率，根据国务院及上海市有关公文处理的规定，结合我院实际情况，特制定本实施细则。

第二条 学院公文处理工作由学院办公室负责，应做到及时、准确、安全。

第三条 公文处理工作必须严格执行国家保密法律、法规及其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第二章 院内公文处理

第四条 我院公文种类主要包括：

(一) 决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关部门及人员。

(二) 通告:适用于学院在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(三) 通知:适用于发布规章；转发上级机关、不相隶属机关的公文；批转下级部门的公文；传达要求学院各单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免干部。学院制定的规章、行政措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称，一般用“通知”形式印发。

(四) 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

(五) 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。

(六) 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

(七) 批复：适用于答复学院各部门的请示事项。

(八) 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九) 函:适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问、请求批准或答复有关事项。

(十) 会议纪要:适用于记载、传达院级及其他重要会议的情况和议定事项。

第五条 公文格式

（一）院党委公文使用“中共上海体育学院委员会”、行政公文使用“上海体育学院文件”红头发文纸。公文一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（二）发文字号由发文单位代字、年份、序号组成。

我院发文字号有：上体院党字（）号，上体院院字（）号，上体院办字（）号，上体院组字（）号，上体院纪字（）号，上体院人字（）号，上体院教字（）号，上体院科字（）号，上体院学字（）号，上体院财字（）号，上体院后字（）号。联合行文，只标明主办机关发文字号；党政联合行文，使用党委文件字号。

（三）公文标题应准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（四）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称或规范化简称，在正文之前顶格排列。

（五）公文若有附件，应在正文之后印章位置之前注明附件名称和序号。附件首页左上角注明附件顺序号。附件一般应与主件装订在一起。

（六）除会议纪要外，公文应加盖印章。印章要端正盖在发文日期上方，上不压正文，下压发文日期。联合发文，印章排列应与发文单位排列顺序一致。印章和发文时间需与正文连接，不得在空白页使用。

（七）发文时间应以院领导签发日期为准。

第六条 行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（三）学院各部门不得以学院名义或自行对外行文。除学院办公室外，各部门不能在院内直接行文。

（四）向上级机关的行文，一般只能主送一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，须用“抄送”形式。

（五）要区分“请示”与“报告”。“请示”应一文一事。“报告”不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，不得直接向领导个人报送“请示”或“报告”。

第七条 发文处理

（一）学院发文一般包括拟稿、会稿、核稿、签发、印制、盖章、发送、立卷、归档等程序，由学院办公室负责管理。

1、拟稿。公文文稿由主办部门拟写，草拟公文应当做到：

（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（2）情况确实，观点明确，表述准确，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）拟稿应使用钢笔或打字，不能使用铅笔和圆珠笔。

（4）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（5）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。 规章制度中依次为章、节、条、款等。

（6）应当使用国家法定计量单位。

（7）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

2、会稿。公文内容涉及其他部门的，应由相关部门会稿，并签署意见及姓名、日期。

3、核稿。学院办公室负责核稿工作。审核重点在是否需要行文，行文形式、内容，文种使用、格式等方面，对不符合上级公文处理规定和本实施细则的应退回拟稿部门重新办理。

4、签发。院党政公文由学院办公室送院领导签发。凡综合性公文，要送相关院领导会签。所有公文文稿应送学院办公室办理，不得直接送院领导签发。

5、校对。拟稿部门负责对文字、标点符号、公文排列格式进行校对，并送交院办最后校对把关。确认无误后，方可签字付印。

6、发送。公文经盖章生效后，由拟稿部门负责发送。同时，各类公文（保密文件除外）应当通过校园网、公告栏或其他渠道向全院公布。

第三章 收文办理

第八条 收文办理指对收到公文的办理程序，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、清理、立卷、归档等程序。

第九条 上级部门来文、重要函件、秘密刊物等的处理由院办负责。院内单位直接收到上级部门下发或参加上级部门会议所获得的公文，须由该单位专人负责编号登记，年终统一归档，涉及学院工作的应及时将原件交至学院办公室办理。

第十条 所收公文由院办主任负责签注，根据内容分送院领导阅示或交院内有关部门办理。

第十一条 提高阅文速度。送院领导阅示的文件，一般应在当天阅毕；送职能部门传阅的文件，一般应在两天内阅毕；急件随到随阅，严防压误。

第十二条 文件一般不得带回家或携带出入公共场所，涉密文件必须至学院办公室办理借阅手续后，在指定地方阅读。

第十二条 负责承办的部门要按照批办意见和文件要求，指定专人在规定时限内办理。承办事项涉及其他部门的，承办部门要主动与有关部门协商办理。办理完毕后，应注明办理情况，送学院办公室归档备查。若确定承办部门不当，或因特殊情况不能在规定时间内办完的，须及时报告学院办公室。

第十三条 凡上级机关交办或其它需办理的文件，由学院办公室负责检查、督办，并定期将各单位对文件办理的情况通报全院。凡因不负责任、办事拖拉、互相推诿而延误办理时限的，将追究承办部门及承办人的责任。

第十四条 上级部门的公文（涉密文件和注明不准翻印的除外），根据需要，经学院办公室主任批准后，方可复印。

第十五条 上级部门和学院内部公文的立卷、归档，按照国家及学院的有关档案工作规定，由各部门指定兼职档案员负责本部门工作范围内已办理完毕公文的立卷和归档，在次年六月份交学院档案馆集中管理。

第四章 附则

第十六条 新编发文字号自2004年元月1日起正式启用。

第十七条 本实施细则自印发之日起施行。

二〇〇三年九月一日